Viele Veranstaltungen, bei denen die Vermittlung von Informationen und Wissen im Vordergrund steht, können alternativ online als Webinare oder Webcasts sehr erfolgreich und kostengünstig durchgeführt werden.
In diesem Beitrag erfahren Sie,
- wie Sie Ihre Veranstaltungen und Trainings digitalisieren und online als Webinare oder Webcasts anbieten
- wie Sie sich dabei professionell vorbereiten und positiv in Szene setzen
- wie Sie die Inhalte Ihres Web Events geschickt für nachgelagerte Marketingaktivitäten nutzen.
Webinare bieten Ihnen die Möglichkeit, einen großen Teilnehmerkreis live und in Echtzeit anzusprechen. Sie eignen sich besonders für Präsentationen oder Trainings. Je kleiner der Teilnehmerkreis desto interaktiver lässt sich Ihre Informationsveranstaltung über ein Webinar gestalten.
Webcasts bieten sich im Vergleich dazu eher zur reinen Informationsvermittlung an - also für Vorträge, Produkteinführungen, Experteninterviews oder Tutorials. Webcasts werden häufig ohne oder nur mit geringer Interaktion der Teilnehmer durchgeführt (je nachdem, ob sie live oder aufgezeichnet sind).
Beide Formen von Online Event sind ein effektives Marketing- und Vertriebstool, um Ihre Kunden und Interessenten - nicht nur in diesen „kontaktlosen“ Zeiten – regelmäßig zu informieren und an sich zu binden. Sie bieten insbesondere ein gutes Medium, um ein Publikum zu erreichen, das schon allein aus geographischen Gründen nicht zu einer kurzen Präsenzveranstaltung anreisen würde. Oder es kann Sie darin unterstützten, eine Zielgruppe in einem Nischenmarkt effizient anzusprechen.
Beide Formate können an vielen Stellen im Vertriebsprozess
eingesetzt werden. Sie bieten vor allem einen hervorragenden Weg, um Ihrer Zielgruppe Ihre Produkte oder Dienstleistungen schnell und effektiv zu präsentieren und die Kompetenz Ihres Unternehmens zu vermitteln.
Doch auch kurzfristig eingesetzt bieten sie die Möglichkeit, zum Beispiel in Form einer online Pressekonferenz
oder eine FAQ-Session
Transparenz und Vertrauen bei Ihren Kunden und Geschäftspartnern in aktuellen (Krisen-)Situation zu schaffen.
Hier 9 wirksame Praxistipps, die Ihnen jetzt bei der Organisation und der Durchführung Ihres Online Events eine wertvolle Hilfestellung
bieten werden.
1. Was Sie bei der Auswahl des Tools beachten sollten
Es gibt mittlerweile eine große Anzahl von Tools und Plattformen, die sich in diesem Bereich anbieten: Lösungen wie MS Teams, Webex von Cisco, GoToWebinar, Skype for Business, Zoom Cloud Meetings. Normalerweise ist ihre Nutzung einfach und benutzerfreundlich. Achten Sie dennoch auf die Beschränkungen bei der Teilnehmerzahl und den Preis, auf das Angebot bezüglich des Einladungs- und Teilnehmermanagements, Planungs-Tools oder Funktionen für den Kunden-Support sowie auf die Besonderheiten einiger Anbieter, die sich auf Online Lehrveranstaltungen spezialisiert haben. Auch IT-Sicherheitsaspekte sollten Sie im Vorfeld prüfen.
2. Wichtig! Definieren Sie zuerst Ihr Ziel und Ihre Zielgruppe
Möchten Sie Informationen vermitteln, um sich als Experten
auf Ihrem speziellen Gebiet zu positionieren (thought leadership) oder dient das Online Event vorrangig der konkreten Leadgenerierung? Sollen die Teilnehmer in der Anwendung einer Software oder in einer besonderen Kompetenz geschult werden? Behalten Sie Ihr Ziel und den konkreten Nutzen für die Zielgruppe und damit für Ihre zukünftigen Teilnehmer im Visier. Nur so haben am Ende alle etwas davon!
3. Relevante Themen und interessante Inhalte
Wählen Sie Ihre Themen mit Bedacht und im Hinblick auf die Relevanz bei Ihrer Zielgruppe, dann ergibt sich die inhaltliche Ausgestaltung fast von allein. Formulieren Sie die Überschrift packend und denken Sie bei der Konzeption immer wieder an die Informationsbedürfnisse der Teilnehmer. Die Vorträge oder Präsentationen müssen besonders gut strukturiert sein, um den Wissenstransfer zu unterstützen. Hier gilt insbesondere: In der
Kürze
liegt die Würze!
Überlegen Sie, wie sie insbesondere stark informationslastige Vorträge kurzweilig gestalten
können, z.B. durch die Einbindung von Videos, Demos oder Umfragen unter den Teilnehmern. Visualisieren
Sie so viel wie möglich. Auch die Präsentation durch mehrere Personen hilft den Teilnehmern ihre Aufmerksamkeit hoch zu halten.
Die Dauer des Web Events kann stark variieren, sollte aber zwischen 20 bis 45 Minuten
liegen. Kann der Inhalt nicht unter einer Stunde transportiert werden, sollten Sie überlegen, ob eine Fortsetzung in mehreren Teilen ratsam ist (siehe auch Tipp Nr. 9).
4. Der richtige Referent
Nun stellt sich die Frage, wer den Vortrag, die Präsentation oder die Schulung durchführen kann. Nicht jeder ist ein begnadeter Redner oder Trainer und geht beim Präsentieren voll in sich auf. Und nicht jeder, der sich bei Veranstaltungen als brillianter Speaker zeigt, hat auch das Zeug, online Inhalte überzeugend rüberzubringen. Seien Sie also bei der Auswahl der Beteiligten im Sinne der Sache ehrlich und konsequent.
5. Eine weitere Schlüsselfigur: Der Moderator
Sein Einsatz empfiehlt sich je nach Ausgestaltung des Events
- insbesondere bei einer Referentenzahl von mehr als zwei bis drei Personen
- beim Einsatz von firmenfremden Experten und Gastrednern
- wenn Interaktion mit den Teilnehmern geplant ist, die eine Steuerung erfordert
- bei Beteiligten aus unterschiedlichen Ländern (Sprachkomponente, Missverständnisse).
Er sorgt dafür, dass das „Housekeeping“ (Begrüßung, Einweisung, Kommunikationsregeln) und die Agenda
eingehalten werden, schafft das Wir-Gefühl und gibt den roten Faden vor, dem Ihr Online Event folgt. Der Moderator sollte zudem ein Auge auf die
Aufmerksamkeit
der Teilnehmer haben. Er sorgt durch direkte Ansprache für die Beteiligung einzelner Teilnehmer oder für die Interaktion untereinander, er regt zu Feedback an und aktiviert Fragesteller.
6. So bewerben Sie Ihre Online Events erfolgreich
Ist Ihr Webinar oder der Webcast eine eher einmalige Veranstaltung oder ist es eingebettet in eine Strategie, die eine Reihe dieser Infopakete als Kampagne vorsieht? Gemäß Ihrer Strategie und je nach Zielgruppe bewerben Sie Ihr Event über die verschiedenen
Infokanäle
wie Ihre Webseite, E-Mail-Einladungen, Posts und Anzeigen in sozialen Netzwerken - im B2B-Bereich XING und LinkedIn -, oder bei Facebook, Twitter & Co. Vergessen Sie nicht, Ihre
Partnerunternehmen
miteinzubeziehen.
7. Kommunizieren Sie durchgängig und professionell
Viele der Tools bieten einen automatischen Prozess, der die Einladung per E-Mail, eine Bestätigung, eine oder mehrere Erinnerungen, aber auch die nachgelagerte Kommunikation umfasst. Denn natürlich sollen die Teilnehmer Interessantes erfahren und lernen, doch sie sollen je nach Ziel des Webinars oder Webcast auch Kontakt aufnehmen, direkt bestellen, sich weitere Informationen downloaden oder in anderer Form aktiv
werden.
8. Wichtige Phasen im Online Event
Gute Vorbereitung ist das halbe Event
Sie sollten die Webinar-Software in- und auswendig kennen!
Nichts ist schlimmer als Verzögerungen durch einen offensichtlich überforderten Webinar-Leiter oder Moderator. Lassen Sie sich zur Not durch einen Spezialisten in Ihrer Firma unterstützen.
Ich persönlich habe sehr gute Erfahrungen mit Generalproben
gemacht. So vertrauen sich die Beteiligten mit der Situation und ihrer Aufgabe, mit der Bedienung der Software und das Vorgehen wird nochmal geübt - kleine Hürden und Stolpersteine im Ablauf oder der Kommunikation enttarnen sich frühzeitig.
Wenn´s los geht
Es gelten im Grunde die gleichen Regeln wie bei einer „richtigen" Veranstaltung.
Hier einige Tipps, die sich für mich in der Praxis
als besonders wertvoll erwiesen haben:
- Seien Sie mindestens 20-30 Minuten vor Beginn schon in Ihrem Webinar-Raum und testen
Sie die benötigen Funktionen. Viele Teilnehmer wählen sich sehr frühzeitig ein und müssen Ihre Vorbereitungen ja nicht unbedingt live miterleben.
- Schaffen Sie eine angenehme Atmosphäre. Dazu gehört mindestens neben der Begrüßung der Teilnehmer die lockere Überbrückung der Wartezeit bis alle da sind. Weisen Sie die Teilnehmer darin ein, wie sie z.B. mit den eigenen Mikrofonen oder der Chat-Funktion umgehen. Machen Sie Ihre Gäste gespannt auf das, was sie erwartet. Stellen Sie neben der Agenda die einzelnen Speaker, ihre Funktion und Kompetenzen in der Anmoderation vor.
- Lassen Sie keine größeren Diskussionen
zu und versuchen Sie, Dialoge zwischen zwei Personen an der richtigen Stelle abzukürzen, indem Sie auf das Aufgreifen der Thematik oder Fragestellung zu einem späteren Zeitpunkt oder in einem anderen Rahmen hinweisen.
Das Ende ist erst der Anfang
Sagen Sie den Teilnehmern am Schluss, wie es nun weitergeht, wie sie Kontakt aufnehmen und weitere Antworten, Informationen, die Präsentationen oder die Aufzeichnung erhalten können. Ein guter Zeitpunkt, um auf weitere Veranstaltungen hinzuweisen! Bleiben Sie bei Ihrem Angebot interessiert aber unaufdringlich. Wenn Sie gut waren, wird sich der Teilnehmer das sehr gut merken.
9. Nutzen Sie die Inhalte und Aufzeichnungen weiter
Zeichnen Sie
Ihre Online Events auf jeden Fall auf! Sie erreichen mit der Aufzeichnung auch jene Interessenten, die aus zeitlichen Gründen nicht bei dem Termin dabei sein konnten.
Mehrere Events können als eine Serie wiedergegeben oder in Form einer virtuellen Konferenz nochmal eingesetzt werden. Ganz abgesehen von den Nutzungsmöglichkeiten auf Ihrer Webseite. Schulungen und Wissens-Updates eignen sich hervorragend als Tutorials, die Sie z.B. in einem geschützten Bereich Ihrer Unternehmenswebseite oder auf YouTube abrufbar machen können.
Verarbeiten
Sie den Content in anderen Formaten weiter und nutzen Sie sie beispielsweise als Präsentation, als How-to-Video, als Whitepaper oder als Guidelines in Ihren weiteren Online Marketing-Aktivitäten!
Fazit
Sie sehen: Es spricht einiges dafür, sich mit dem Thema Online Events
näher zu beschäftigen. Es bieten sich weitere interessante Formate und viele Einsatzmöglichkeiten, um Ihre Kunden, Interessenten und andere Geschäftspartner zu informieren und mit ihnen in Verbindung zu bleiben.
